O GED é um processo como um todo, que trata os documentos originalmente eletrônicos e aqueles transformados em forma eletrônica. E para este último caso é que se utiliza a digitalização, que realiza a transformação a partir de documentos dos mais variados meios físicos, tais como papel, microficha, filmes, áudio etc. A digitalização é, portanto, uma das etapas de um processo de GED.

Essa confusão de terminologia é muito comum e ocorre porque muitas empresas de digitalização se apresentam como empresas de GED, o que contribui para confundir aqueles que não estão familiarizados com esse tipo de tecnologia."

O rolo de filme constitui a base de todas as microformas existentes, podendo apresentar-se normalmente em três formatos:

16 mm - O rolo de filme de 16mm é utilizado principalmente pelas grandes empresas, como por exemplo, os bancos ou as companhias seguradoras. Destina-se a documentos administrativos, como é o caso dos cheques bancários e documentos de escrita alfanumérica com o limite máximo de A3. Um filme com cerca de 30 m de comprimento, permite microfilmar 3200 documentos A4 e 2300 documentos A3, através do método simplex. O tamanho das bobines deste tipo de filme variam entre os 30m e os 60m. O microfilme de 16mm está bastante desenvolvido, devido à grande procura, as grandes marcas de microfilme respondem à lei do mercado, traduzindo-se numa permanente sofisticação dos equipamentos e numa grande variedade de consumíveis. É armazenado em caixas de plástico devidamente identificados.

35 mm - É utilizado principalmente para a microfilmagem de plantas ou desenhos técnicos, bem como para a microfilmagem de radiografias, na área da medicina. Ao contrário do filme de 16 mm, permite microfilmar documentos com o tamanho máximo de A0. Com um filme de 30 mm, com cerca de 30 m, consegue-se microfilmar 4800 documentos A4, 2400 documentos A3 e 600 documentos A0, pelo método simplex. Este tipo de filme está disponível em bobines de 30m e são acondicionados em caixas de plástico com a respectiva indicação do seu conteúdo. Apesar de ter a vantagem de armazenar um grande número de informação, necessita de um sistema de indexação que permita a busca rápida da informação o que por outro lado o torna num mercado pouco dinâmico, onde a oferta e a procura de consumíveis e equipamentos se reduz às respostas a pedidos pontuais, normalmente por parte das instituições culturais como as bibliotecas e arquivos.

105 mm - Este tipo de filme depois de processado surge como microficha e não como rolo, por isso falaremos mais à frente nas suas características quando abordar-mos a microficha.

A microficha é uma microforma, em formato A6, que resulta do rolo de 105 mm, podendo-se identificar três zonas distintas:

Zona de Título - Uma zona de identificação que pode ser lida a olho nú, semelhante ao jacket.

Zona de Informação - É a zona onde a microficha está organizada em linhas e colunas, dependendo o numero de fotogramas da redução escolhida e do formato do documento.

Zona de Índice - É destinada à identificação da informação contida em cada fotograma da microficha.

A microficha permite a microfilmagem de documentos de origem técnica, comercial, científica ou administrativa, alargando deste modo o leque das suas aplicações. À semelhança dos filmes de 16 mm e 35 mm o acesso à informação não se processa sequencialmente mas sim de uma forma aleatória.

Quanto à sua tipologia, a microficha divide-se em dois tipos, dependendo da possibilidade ou não de adicionar informação. Assim temos:

A microficha não atualizável - A qual como o nome indica não permite qualquer acréscimo de informação.

A microficha atualizável - Que pelo seu processo de revelação, documento a documento, possibilita a introdução de informação na microficha.

O primeiro microfilme foi produzido por John Benjamim Dancer, em 1839, na Inglaterra, pelo processo Daguerreotipo, aplicado à iconografia. Mas foram precisos 20 anos, para que a primeira patente de um equipamento de microfilmagem fosse registada, por René Dragon, em França. Bastaram depois 5 anos para que surgisse, desta vez nos Estados Unidos da América, o primeiro laboratório comercial de microfilmes.

Nos inícios da década de setenta, dá-se a primeira aplicação em larga escala do microfilme com fins de espionagem. Ficou registado na história da Guerra Franco-Prussiana, aquando do cerco à cidade de Paris, pombos-correios fizeram transportar 2,5 milhões de documentos microfilmados.

A utilização do microfilme para fins administrativos, data de 1900, quando aparece a primeira microfilmadora automática destinada à microfilmagem de cheques. Mais tarde, em 1920, através da venda da patente do equipamento "Check-o-Graph", por George McCarthy à Eastman Kodak, iniciou-se a sua produção em série e a comercialização desse equipamento. Passados 20 anos e devido ao grande desenvolvimento dos equipamentos rotativos, iniciados por McCarthy, surgem os alimentadores automáticos e as microfilmadoras aptas a registarem a frente e o verso dos documentos em simultâneo.

Em 1940/50, face à junção da microfilmagem com a informática, surge a "Micromática" e com ela o primeiro equipamento, capaz de produzir suporte de microfilme a partir da informática sem necessidade de produção intermédia de papel, o "Computer Output Microfilm".

Em 1960, altera-se o conceito de microfilme com o surgimento de um novo conceito - o de micrográfica, a miniaturização pode agora ser feita sobre qualquer meio e não apenas sobre filme.

As sistemáticas inovações tecnológicas continuam a dar os seus frutos, nas décadas de 70/80, são utilizados os feixes de laser no registo da imagem em microfilme, fibras ópticas e feixes electrónicos.

Na década de 90, teve início o desenvolvimento de recuperação da informação microfilmada, assistida por computador, normalmente conhecidos por sistemas CAR. Este sistema permite a utilização por parte das empresas, a um baixo custo, de magazines de microfilmes, mantendo um banco de dados de microimagens, ficando o índice da localização de cada microimagem assegurada pelo computador através da sua base de dados. Enquanto anteriormente o utilizador estava sujeito à pesquisa manual das informações armazenadas no microfilme, com todos os seus inconvenientes, este sistema permite uma rápida pesquisa das imagens armazenadas, aliando a eficiência de armazenagem dos documentos de origem no microfilme à rapidez e capacidade de indexação do computador.

O microfilme garante um papel determinante nos objectivos estatutários do Conselho Internacional de Arquivos, assegurando: as relações entre as instituições de arquivos de todo o mundo; os aspectos ligados à conservação; a facilidade de acesso a fontes arquivísticas; a cooperação entre instituições e organizações que utilizam fontes históricas.